事业单位档案室搬迁的流程优化与风险防控研究

—以四川省药品技术检查中心和省直机关党校档案搬迁为例

作者：何晓琼（四川省药品技术检查中心）、钟岚（四川省委省直机关党校）

第一章 绪论

档案搬迁工作是档案管理中的一项特殊任务，具有工作集中、风险度高、不可重复等特点。根据国家档案局统计数据显示，在档案实体损坏事故中，近30%发生在搬迁过程中。档案搬迁又是一个极少有，且更少重复的工作。许多档案室工作者整个职业生涯也未必会遇到一次。因此，借助单位档案室搬迁的契机，结合搬迁工作实际，总结工作经验，为其他同行在档案搬迁过程中参考借鉴具有现实的工作意义。本文以笔者亲身参与的四川省药品技术检查中心档案搬迁项目，以及实地调研的省直机关党校搬迁案例为基础，系统总结事业单位档案搬迁的标准化流程与风险防控要点，为同类单位提供参考借鉴。

事业单位档案搬迁不同于普通物品搬运，其特殊性主要体现在三个方面：首先，档案具有不可再生性，一旦损毁将造成永久性损失；其次，档案涉及保密要求，搬迁过程必须确保信息安全；最后，档案管理具有系统性，搬迁后需要保持原有的检索体系和利用功能。因此，档案搬迁工作必须建立科学的管理体系，确保万无一失。

第二章 案例背景与比较分析

两家单位均是因工作需要，在单位整体搬迁的基础上，将原有档案室搬迁至新的单位选址所在地。四川省药品技术检查中心与省直机关党校的档案搬迁工作，在多个维度上形成了鲜明对比，具有重要的研究价值。

在搬迁距离方面，检查中心搬迁距离仅1.3公里，属于典型的短距离搬迁；而省直党校搬迁距离达18公里，需要跨行政区运输，属于长距离搬迁。这一差异直接影响到运输方案的设计和风险防控重点。

在搬迁规模方面，检查中心本次搬迁涉及2021-2024年度的文书档案320余卷，人事档案60件；省直机关党校则需要迁移各类档案共计3197卷、19102件。规模差异导致两者在人力配置、时间安排等方面采取了不同策略。

在库房条件方面，两家单位档案库房在建设前期就介入对档案室的打造规划。检查中心采用“改造提升”模式，选择办公楼的顶屋，但在楼顶做了防水和隔热，同时在房屋装修时设置了档案存放室和档案查阅室，并按照“八防”安全要求配备档案安全设备，满足保管需求；省直机关党校则采用“新建定制”模式，在新建大楼中独立设置档案室，档案管理部门提前与工程建设监理方沟通，明确对档案库房地面的承载能力、抗震能力、防盗防火、温湿度控制等方面的特殊要求。

通过对两个案例的比较分析，我们发现：短距离搬迁更注重流程优化和效率提升，而长距离搬迁则需要重点考虑运输途中的风险控制；小规模搬迁可以采取线性作业方式，大规模搬迁则必须建立并行处理机制；改造库房要着重解决历史遗留问题，新建库房则更强调前瞻性设计。

第三章 搬迁全流程优化实践

第一节 前期筹备阶段

搬迁中任何一个环节的缺漏，都会造成搬迁工作的混乱。这就要求档案部门在档案搬迁前做好详细的档案搬迁计划及从档案旧库房、搬迁过程及档案新库房全程要求有负责人员监控, 另外档案搬迁过程还会遇到突发性情况, 突发情况的应急预案也要提前制定。

档案搬迁工作方案是整个档案资料搬迁的行动指南，需精心设计。新室搬迁前及时拟定搬迁方案，制定搬迁工作计划，制作档案资料搬迁各环节实施守则和操作指南，细化工作步骤，拟定任务清单，设计台账表格，在组织架构、人员分工、操作流程等方面确保搬迁工作规范、有序开展。在制订档案搬迁计划和实体档案的搬迁过程要特别注意以下几个要素。

(一) 搬迁时间

搬迁前一定要将档案库房进行一次全面的卫生大扫除, 将档案库房开门开窗通风至少一个月以上, 才能考虑将档案进行搬迁。搬迁不能选择在大风大雨进行档案搬迁, 也不能选择阳光过于强烈、湿度过高的天气进行。根据库房档案数量及搬迁最大进度制定时间周期, 将搬迁的完工时间写入搬迁合同中。引导搬迁公司加快搬迁速度, 提高工作效率。

(二) 搬迁公司

两个单位都高度重视档案搬迁工作, 其中，党校的档案更是达到了近2万件。加上实物档案等搬迁难度较大，需要聘请搬迁公司完成档案搬迁工作。一定要选择具有涉密档案搬迁资质的正规公司。签订搬迁合同, 具体标明搬迁完成的时间、箱体完整程度、搬迁布局质量。特别是对档案内容的保密协定, 要求每个搬迁人员都要签字保证不泄密。

(三) 运输方式

采用大型的档案盒将每节档案柜的档案装起密封, 在档案盒上标明起止档号的方式, 另外档案柜上的小标签也要用透明胶加固处理。事先要给每节档案柜编上明显的柜号标志, 以便确定档案柜的数目, 及搬到新库房的排序。

(四) 应急处置

档案搬迁过程存在很大的不安全因素, 如极端的天气或者火灾或者盗抢遗失等突发事故。这就要求提前做好各项情况的应急预案。对档案搬迁时间、行进路线、保卫措施都提前布控, 在搬迁过程中如遇特殊情况, 如是下雨天气, 采用防雨设备加盖档案, 停止搬运余下的档案;如遇火灾采用灭火器灭火, 迅速转移受威胁档案到安全地方;档案搬迁过程要加强安保, 防止盗抢事故的发生。档案搬迁后及时对所有档案进行清点, 保证做到每一卷每一件档案都能安全地搬迁到新库房。

第二节 搬迁实施阶段

搬迁正式启动后，整个档案资料搬迁项目严格按既定方案和操作指南实施，建立标准化作业流程，形成“清点登记、下架装箱、编号归集、道路运输、搬运杀虫、上架核对”的闭环管理系统。在运输方案设计上，采取“五定原则”：固定运输人员、专用车辆、预设路线、规定时段、恒温恒湿环境。质量控制方面，建立了“三查”制度：下架前核查、装车前检查、上架前复查。每个环节都要求双人确认，确保责任可追溯。严格保障等各个环节流程清晰、分工明确、施工规范。

（一） 全面盘点现有库存

搬迁准备阶段是清点室藏的最佳时机，应借此机会筛查梳理各门各类档案，真正做到摸清家底、心中有数，为档案搬迁作好准备。使室藏档案于搬迁前处于完整、有序的状态，此为实施搬迁的前提。首先按档案全宗及目录顺序，逐一登记各全宗档案存放库房、起止排架、案卷数、漏缺号等信息。对文书档案、科技档案、声像档案和实物档案等不同门类的档案，认真盘点，分类做好台账，登记统计，使档案案卷目录与档案实体一一对应，其次，对历史遗留数量不清的零散档案、破损档案重新装订，编号造册，做好鉴定和登记造册，该销毁的销毁，该修复的修复。对存储不规范的档案进行认真识别、纠错、补录和清点。对已经过保存期限或失去保存价值的档案、资料登记造册，按规定和程序到指定地点进行销毁。将实有档案数目和统计数据有出入的情况对照全宗卷仔细修改校对，做到账物相符。再次，针对同一全宗因进室批次不同导致存放不同库房这一情况，详细梳理并做好登记，确保新室入库后同全宗同库房管理。最后，进行档案排架长度丈量，测量计算旧室档案排架长度和不同规格档案数量，将其与之后测定的新室装具空间进行比较。由于新旧档案室档案库房的布局、存储量等均存在差异，因此搬迁至新室后室藏各类档案需要重新组合和布局，以便更好地进行管理和利用。分全宗精确掌握室藏排架长度延米数据，制作新库上架示意图，按长度、分区域精准定位档案上架位置，并绘制档案出入库路线。

（二）下架标准化操作

组织搬家公司进场与档案室工作人员根据全宗情况，结合库房操作空间实际，分小组打包下架。一是封存装箱。在档案封存、装箱工作中，要根据档案案卷的薄厚程度确定每个箱子所装档案的数量，不能太满或太空，太满容易使档案因挤压变形而造成损坏，太空则浪费空间，增加成本。每箱档案都要放置起止卷卡，中间如有缺卷情况，要放置代卷卡，代卷卡上要写明缺卷原因和追踪、核查情况。避免磕碰。锦旗、牌匾、奖杯等实物档案装箱时要按实物的载体分别装箱，并用辅助材料保护好，妥善保存，必要时可先将其分别装入定制的盒子再装入箱中，防止相互磨损和碰撞导致档案损毁。二是有序编号。按档案分类用A、B、C、D等字母编制流水箱号。对照全宗及目录序号依次下架，顺序装箱，逐一核对、完整记录每个全宗详细信息。要认真做好档案纸箱的编号，序号尽量与档案柜号保持一致，以便清点档案。装好箱的档案要集中存放。为了保证案卷目录和实物一一对应，便于查找核对，要保护好档案柜上的编码，可用胶带粘牢或进行安全加固。还可以将原存放档案的库房录像，以便后期档案归位时作参考。三是注重档案数据安全。对档案管理系统、业务系统和各类数据库系统的管理软件以及其他确保电子文件可读取的专用软件等电子档案的迁移工作，形成档案系统资产清单。为保证搬迁前后档案系统数据安全，在做好日常备份的同时，建议采用不少于两次完全备份的形式进行数据备份。

（三）运输过程管控

一是注重人员统筹。在运输环节，要专车专人押送封好的档案箱。重点档案更要保证专人护送，做到点对点交接。在指定地点按规划运输内容协助工人装车，每车档案按1名驾驶员、1名档案室工作人员配备力量，按既定路线押运护送到新室杀虫库。运达后，由档案室专人点箱接收，形成运输台账，确保整个运输作业顺畅高效。二是注重有序转运。对装箱档案资料分批装车运输，准确记录每车档案全宗、箱数等信息。要作好路线选择和重点档案的安全保护，制定档案运输计划，并按规定的线路运输。在具体搬迁实施过程中，往返于新旧档案室的路途时间应控制在安全范围之内，如需多次搬运的，要合理制定搬运次数以及每次的搬运数量，高效有序规范完成搬迁工作。三是严控安全风险。档案具有保密性、次序性、不可再生性等特殊属性，任何一件在册档案丢失或者受损毁，都可能会造成无法挽回的损失。搬运过程。搬运过程涉及人员较多，环境比较混乱，要采取防盗措施，防止闲杂人员乘虚而入，危及档案安全。严防泄密体现专业性。搬运前，该清退的机要文件要及时清退、登记、备案。对需要搬迁的涉密档案，要专柜保管好。在搬运过程中有关人员要严格遵守国家有关档案工作的保密规定。搬运工上下楼和上下车的搬运也必须由档案工作人员指挥。

第三节 后期整理阶段

（一）新库房预处理

对新库房和新档案架先进行48小时消毒杀菌，杀灭可能存在的虫害，彻底杜绝虫害风险，切实保障档案资源实体安全。针对不同门类的档案，采用物理、化学、生物等各种有效手段来防治有害物质危害档案安全，最大限度地延长档案寿命。接着进行温湿度平衡调试，将库房环境控制在温度14-24℃、相对湿度45%-60%的理想范围；最后完成全方位除尘清洁，为档案入库创造最佳环境。

（二）入库上架

以1个纸箱对应1层密集架的原则，按照密集架立体示意图以及提前贴好的档案存放位置的标签，便可立马确定上架位置。一般不急于拆纸箱，而是先完成对号工作后，再统一上架；根据密集架的长度分配上架人员，一般一列密集架可以安排2组人员，在密集架前端和后端分开同时上架，提高工作效率；若即将上架的档案里的存放位置处于不同的密集架，可以安排多组人员同时多列密集架上架。为避免档案遗漏在纸箱里的情况，需专人负责对拆开后的纸箱进行检查。上架完成后仔细检查上架位置是否准确，核对档案是否有缺失，详细记录档案全宗名称、全宗号、目录号、缺号、附号、卷（件）数、档案类别、存放起始位置、存放库房号等相关信息，确保上架档案无遗漏、不错位，建立台账以备后期查询。上架过程中，根据全宗情况进行该全宗增量预测，预留必要空架为今后接收留足余地。

（三）做好规范管理

新的档案库房应建立科学的管理制度，严格执行档案管理“八防”要求。加强对电源、水源、门窗和库房钥匙的管理，并经常保持库内空气流通、清洁卫生，保证档案安全管理。上架完成后，及时制作库房排架索引，以便后期档案查找、调取。整理后阶段还特别注意检索体系的衔接。两个单位都重新编制了档案存放索引，更新了检索工具，确保搬迁后的档案利用不受影响。同时，对档案管理系统数据进行全面校验，确保实体档案与数字信息完全对应。

第四章 经验总结与管理建议

通过对两个案例的深入分析，我们认为档案搬迁需要树立两种思维。一是系统思维。档案搬迁是一项系统工程，在档案搬迁中，系统思维体现在多个方面，如出入库管理方面，搬运上车、行车安全、有序卸车，通盘考虑，闭环管理。树立系统思维，方能运筹帷幄，指挥得当，有序实施。二是底线思维。在下架打包、装车运输、卸车上架等过程中，存在着档案实体和信息不安全、档案数量不齐全、档案排列顺序凌乱等风险。因此，应提前找到不同环节中的风险点，制定相应的应对措施；提前考虑可能出现的最坏情况，制定相应的应急预案。树立底线思维，就是做好最坏的准备，争取做好的结果。

基于实践案例分析，我们提出一些行业建议：建立档案搬迁服务商资质认证制度，重点考核保密资质与应急处理能力；开发档案搬迁管理信息系统，实现全流程电子化跟踪；将搬迁工作纳入档案室达标考核体系，设置3年观察期评估长期效果。尤其在人员培训方面，建议建立专业化的档案搬迁人才培训体系，包括理论课程、实操训练和应急演练三个模块。特别是要加强跨学科培训，培养既懂档案管理，又掌握物流知识，还具备风险管控能力的复合型人才。

第五章 结论

档案搬迁既是挑战也是机遇。通过两个典型案例的对比分析可见，事业单位档案搬迁必须坚持“安全第一、预防为主”的原则，遵循“风险评估—流程优化—技术赋能—持续改进”的方法论。

研究发现，成功的档案搬迁需要把握好几个关键点：一是要建立科学的项目管理体系，二是要配备专业的技术装备，三是要培养高素质的人才队伍，四是要形成完善的标准规范。只有多管齐下，才能确保档案实体与信息的双重安全。

建议相关单位建立搬迁知识库，将隐性经验转化为显性标准，持续提升行业整体管理水平。同时，要加强新技术在档案搬迁中的应用研究，如物联网技术、人工智能技术等，不断提升档案搬迁工作的智能化水平。